Het team Informatiemanagement maakt deel uit van de afdeling Dienstverlening en bestaat uit een groep informatie professionals van 15 tot 20 personen. Daarvan werkt 1 persoon in dezelfde functie en zijn er nog 2 DIV medewerkers in andere functies. Het DIV team binnen team Informatiemanagement bestaat dus uit 4 personen.

Vanuit het team Informatiemanagement ben jij de poortwachter voor veel informatie die de gemeente binnen krijgt. Je zorgt dat de ontvangen post en e-mail op de juiste manier de organisatie in gaat en vastgelegd wordt. Daarbij ben je expert van het zaaksysteem en ondersteun je collega’s in het gebruik van het centrale zaaksysteem en het zoeken naar informatie.

Je taken in het kort:

• Je bent eigenaar van onze gemeentelijke fysieke (post) en digitale (e-mail) brievenbus. Daarbij beoordeel je de binnenkomende informatie op hun waarde en relevantie voor de organisatie.
• Je maakt de keuze tussen wel of niet registreren in het zaaksysteem en stuurt de informatie door naar de juiste plek in de organisatie. Fysieke post wordt daarbij ingescand.
• Je bent in dit proces in staat om inhoudelijk documenten te interpreteren, informatie op te zoeken en op basis daarvan een keuze te maken voor het vervolg.
• Je adviseert (gevraagd en ongevraagd) vakinhoudelijke afdelingen over het gebruik van het zaaksysteem en het vinden, organiseren en beheren van informatie daarin.
• Je voert kwaliteitscontroles uit op de inhoud van het zaaksysteem en gaat actief de organisatie in om collega’s aan te spreken en bij te scholen over de juiste manier van werken.
• Je maakt uitgaande post verzendklaar, daarbij controleer en corrigeer je deze op juistheid en volledigheid.
• Je zorgt voor de uitleen(administratie) van dossiers uit het fysieke archief en doet ondersteunende werkzaamheden rond archiefvorming voor je DIV collega’s.

Een nauwkeurige en servicegerichte collega die kwaliteit en waarde wil leveren voor de organisatie. Je bent leergierig, collegiaal, benaderbaar en kunt netjes met vertrouwelijke informatie omgaan. Daarbij is het belangrijk dat je digitaal vaardig bent en makkelijke beslissingen neemt over wat met bepaalde informatie te doen. Daarin ben je dus resultaatgericht en toon je eigenaarschap. Je bent ook in staat snel te wisselen tussen taken en op een fijne manier je collega’s ‘mee te nemen’ in goed informatiebeheer.

Minimaal MBO werk- en denkniveau is daarbij gewenst. Opleiding of ervaring met werken in het vakgebied (DIV of ander informatiebeheer) zijn een extra voordeel. Omdat we een klein DIV team zijn is flexibiliteit richting je collega’s in het team DIV ook zeer belangrijk. Een werkdag kunnen verschuiven of een extra dag opvangen bij afwezigheid van een collega is soms nodig.

Kerncompetenties gemeente Hilvarenbeek:
Continu leren - eigenaarschap - planmatig werken - verplaatsen in de klant en hiernaar handelen.

Naast de mooie arbeidsvoorwaarden, vooral ook een interessante baan in een fijne gemeente. Binnen Hilvarenbeek krijg je de ruimte om je talent in te zetten en jezelf te ontwikkelen. Je werkt in een kleine informele organisatie waarin je bijna iedereen kent en met persoonlijke aandacht voor elkaar. Er is ruimte om je ideeën in te brengen en deze uit te voeren.

• Een dienstverband van 24 uur per week.
• Salaris: € 2.840,- tot € 4.015,- bruto per maand o.b.v. 36 uur (schaal 7).
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%.
• Ruimte voor opleidingen en trainingen.
• Een prachtige werkplek in een groene, dorpse omgeving.

Dan ontvangen wij graag een korte motivatie en je cv.

De eerste gespreksronde plannen we graag op dinsdagochtend 19 mei en/of donderdagochtend 21 mei. De vacature blijft open staan totdat de functie ingevuld is.

Weet je nog niet zeker of deze functie bij je past? Of wil je alvast een beetje kennismaken? Neem dan vooral contact op met Ivo Pennings, Teamleider Informatiemanagement Hilvarenbeek.

Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure, vraag dan naar Evelien Kies of Nicole Nass, HR-medewerkers. Zij zijn te bereiken via het algemene telefoonnummer van de gemeente Hilvarenbeek: (013) 505 83 00.

VOG
Als ambtenaar heb je een bijzondere verantwoordelijkheid. Daarom vragen wij van iedere nieuwe collega een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en dien je een ambtseed of -belofte af te leggen.

Gelijke kansen
Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij ontvangen graag sollicitaties van alle voldoende gekwalificeerde personen ongeacht komaf, geslacht, functiebeperking, religie, overtuiging of leeftijd.

Blijf op de hoogte!
Volg Gemeente Hilvarenbeek op Facebook, Instagram en LinkedIn om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen, nieuws en de nieuwste vacatures.

Delen? Graag!
Is dit toch niet jouw nieuwe job? Maar ken je iemand voor wie deze vacature op het lijf geschreven is? Doe ons en die persoon dan een enorm plezier en deel deze vacature. Alvast bedankt!